Como acompanhar os pagamentos de cada projeto

Você cadastra as parcelas de um projeto uma única vez e o ARQPROJECT mostra, daquele projeto em diante, o que já entrou, o que está em atraso e o que ainda falta receber. Não existe planilha para atualizar depois que uma parcela é paga. Este guia mostra os cinco passos, do assistente que gera as parcelas até o que o cliente vê no site do projeto.

Como é hoje

Você fecha um contrato em seis parcelas. Duas semanas depois já não lembra se a segunda venceu no dia 10 ou no dia 20, e para descobrir abre a planilha, depois o extrato do banco, depois o grupo de WhatsApp para conferir o que combinou com o cliente. Multiplique isso por sete ou oito projetos rodando ao mesmo tempo, e a pergunta “quanto eu tenho a receber esse mês” vira meia hora de trabalho toda sexta-feira, torcendo para não ter esquecido nenhuma parcela pelo caminho.

1. Gere as parcelas com o assistente de pagamento

Dentro do projeto, o assistente pergunta como o cliente vai pagar. Em Entrada + Parcelas, você informa o valor da entrada, a forma de pagamento e o vencimento dela, depois o número de parcelas seguintes, a forma de pagamento delas e o intervalo entre uma e outra, escolhido numa lista que vai de 10 a 365 dias. O ARQPROJECT cria cada parcela sozinho, com nome, vencimento e forma de pagamento definidos, sem você digitar uma por uma.

Se o contrato é de pagamento único, escolha esse plano e o formulário pede só a forma de pagamento e o vencimento. E se você começar preenchendo entrada e parcelas mas digitar um valor de entrada igual ou maior que o total do contrato, o sistema troca o plano para pagamento único sozinho, sem deixar parcela nenhuma sobrando por engano.

2. Cadastre um pagamento à mão, quando precisar

Nem todo pagamento nasce do assistente. Uma parcela extra, um reajuste combinado depois, um serviço avulso. Você cadastra esses direto, com descrição, valor, forma de pagamento, vencimento e a situação atual. Quando muda a situação para Pago, o formulário abre a data do pagamento e o campo para anexar o comprovante, em PDF, PNG ou JPG, até 30 MB.

O caminho de volta também existe. Se uma parcela foi marcada como paga por engano e você devolve a situação para Pendente, o ARQPROJECT esquece a data de pagamento e descarta o recibo anexado. Faz sentido. Uma parcela pendente não tem comprovante para guardar.

3. Veja a lista completa, ordenada por vencimento

A lista de pagamentos do projeto mostra vencimento, descrição, forma de pagamento, situação e valor de cada parcela, e você reordena clicando em qualquer cabeçalho de coluna. O que já foi pago aparece marcado, o resto fica visível junto, sem precisar caçar parcela por parcela em abas separadas.

No rodapé da lista, dois números fecham a conta: o valor total contratado e o total já pago, com a barra de percentual logo ao lado. É o mesmo cálculo que aparece resumido na página do projeto, só que aqui parcela por parcela.

4. Olhe o resumo sem abrir a lista

Na página do projeto, um bloco financeiro mostra o total contratado, o recebido e o que falta receber, com a mesma barra de percentual da lista de pagamentos. Você não precisa entrar em Pagamentos para saber se o projeto está com o financeiro em dia. A resposta já está na tela que você abre primeiro, todo dia.

Um projeto sem nenhuma parcela cadastrada mostra “Sem parcelas configuradas” no lugar do percentual. Isso também é informação, e lembra você de rodar o assistente do passo 1 antes de a obra andar sem contrato registrado no sistema.

5. O cliente vê a mesma lista, sem ver o que é seu

Quando o site do projeto está ativo e a seção de pagamentos ligada, o cliente enxerga a mesma lista de parcelas, com a mesma barra de percentual pago. Cada parcela aparece com um selo de cor: pago, pendente ou em atraso, o que resolve sozinho boa parte das mensagens de “já venceu aquela parcela?” que hoje chegam pelo WhatsApp.

O que o cliente nunca vê é o que é seu. Custo do escritório, markup e rentabilidade do projeto ficam do lado de dentro, restritos a quem tem acesso ao sistema. O link mostra só o que diz respeito ao contrato dele.

O que muda na semana

A pergunta “quanto eu tenho a receber esse mês” para de exigir três abas abertas ao mesmo tempo. Você entra na página do projeto e o total contratado, o recebido e o que falta já estão ali, calculados na hora em que você olhou, não na hora em que alguém atualizou uma planilha.

Uma parcela vencida deixa de depender da sua memória. Ela aparece na lista, com a situação marcada, no mesmo lugar onde você já cadastrou as outras. E se o site do projeto estiver ativo, o cliente para de perguntar pelo WhatsApp se já venceu, porque já está olhando para a mesma lista que você.