Como organizar fornecedores com categoria e nota

Você cadastra cada fornecedor com categoria, telefone e uma nota de uma a cinco estrelas, e o ARQPROJECT guarda tudo dentro da tela de Contatos. Marcenaria, tapeçaria, vidraçaria, marmoraria: cada um entra separado, com a nota que só você pode dar depois de ver o trabalho pronto. Este guia mostra como criar as categorias, cadastrar o fornecedor e encontrar o contato certo quando o projeto novo aparecer.

Como é hoje

O fornecedor bom fica salvo na agenda do celular, com nome e telefone e nada além disso. Passados dois projetos, você lembra que ele fez um armário excelente, mas não lembra se ele também faz serralheria, nem quanto cobrou da última vez. Quando surge uma obra que precisa de uma vidraçaria de confiança, a saída é perguntar no grupo de arquitetos do WhatsApp e esperar alguém responder antes do fim do dia.

Se um fornecedor decepcionou num projeto anterior, essa informação também vive só na sua cabeça. Sem registro, o próximo orçamento corre o risco de ir para a mesma pessoa de novo, e você só se lembra do problema depois que o material chega errado pela segunda vez. Um estagiário novo no escritório começa do zero, sem nenhuma dessas lições, porque elas nunca saíram da sua memória para virar informação que outra pessoa consulta.

1. Crie as categorias que separam seus fornecedores

Antes de cadastrar o primeiro contato, abra Contatos e clique em Categorias. A conta já chega com sete prontas, e você renomeia, apaga ou acrescenta o que faltar no seu tipo de trabalho: Estofados e Cortinas, Marmoraria, Vidraçaria, Iluminação. Cada categoria tem um único campo, Nome da categoria, e existe para agrupar fornecedores do mesmo tipo de serviço. A lista aparece em ordem alfabética, com o número de contatos ao lado de cada categoria, então dá para ver de relance onde sua rede é forte e onde ainda falta gente de confiança.

Seis ou sete categorias já cobrem a maior parte de um projeto de interiores. Categoria demais só espalha os mesmos fornecedores em gavetas separadas, e você acaba esquecendo em qual delas colocou cada um.

2. Cadastre o fornecedor com contato e avaliação

Com as categorias prontas, cadastre o fornecedor: nome, empresa, nome do contato, telefone e e-mail. Só o nome é obrigatório, então dá para cadastrar rápido e completar depois. Escolha a categoria na lista que você acabou de ajustar e dê a nota clicando na estrela que representa o quanto você confia naquele trabalho, de uma a cinco.

Endereço e anotação são opcionais e ficam escondidos até você clicar para abri-los. O endereço marca a oficina ou a loja física, e a anotação guarda até 500 caracteres para o que não cabe em nenhum campo, como a forma de pagamento que o fornecedor prefere ou a observação de que ele só atende com uma semana de antecedência. Dá para trocar a foto do contato também, o que ajuda quando o fornecedor é uma pessoa física que você trata pelo primeiro nome, e não uma empresa com logo.

A nota é sua, não do fornecedor. Ela existe para você lembrar, seis meses depois, por que aquele marceneiro específico continua sendo o primeiro a receber o orçamento, e por que outro parou de aparecer na lista de convidados.

3. Encontre o fornecedor certo sem abrir o WhatsApp

Na lista de Contatos, o campo de busca encontra por nome, empresa, telefone, e-mail, endereço e até pelo nome da categoria, sem se importar com acento. Se você lembra só que era alguém de marcenaria, o filtro Exibir restringe a lista àquela categoria e esconde o resto. As colunas Nome e Avaliação também ordenam a lista com um clique, então dá para ver primeiro quem está com a nota mais alta antes de pegar o telefone.

Isso muda o momento em que o fornecedor entra no projeto. Em vez de perguntar quem alguém conhece, você já sabe quem prefere, e por quê.

O que muda na semana

Na próxima vez que a obra pedir um marceneiro, você abre Contatos, filtra pela categoria e escolhe entre os que já testou, com a nota na frente dos olhos. Ninguém mais fica só na cabeça de quem guardou o número no celular, e um fornecedor que decepcionou num projeto para de reaparecer no orçamento seguinte por falta de registro. A lista cresce devagar, projeto após projeto, e depois de um ano ela vale tanto quanto o seu portfólio.