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Controle financeiro do escritório: o que entrou, o que falta receber e se o mês fecha
Você cadastra o plano de pagamento do projeto e o ARQPROJECT cria as parcelas, com data e forma de pagamento em cada uma. Do outro lado você lança cada despesa, do aluguel à ART de um projeto, ligada ao projeto, ao fornecedor ou só ao escritório. O Fluxo de caixa junta os dois lados num mês só: o que entrou, o que saiu, o que ainda vence e o saldo que sobra.
Quando ninguém lembra de cobrar um pagamento do cliente
Entre os escritórios que procuram um sistema de gestão, 73% dizem que organizar pagamento é uma das maiores dores. Quase nunca é falta de dinheiro. É falta de lista. A entrada você lembra de cobrar. A terceira parcela do projeto que começou em março, não. No fim do mês você abre o extrato e tenta descobrir qual depósito era de qual cliente, conferindo com o que combinou no WhatsApp seis meses atrás.
Do lado das despesas é pior, porque ninguém cobra você. A ART saiu do cartão pessoal, a plotagem foi por PIX do escritório, a taxa da prefeitura veio em boleto. Três meses depois, na hora de saber se aquele projeto deu lucro, essas linhas estão espalhadas em dois extratos e ninguém lembra de qual obra era o boleto de R$ 290.
O assistente monta as parcelas
Você escolhe entre pagamento à vista e entrada mais parcelas. No parcelado, informa o valor da entrada, a data dela, quantas parcelas vêm depois e o intervalo em dias. O sistema cria cada parcela com nome, vencimento e forma de pagamento, sem você digitar uma por uma.
Pago, a pagar, e o cliente vendo junto
Quando o dinheiro cai, você marca a parcela como paga e anexa o comprovante ali mesmo. A lista mostra em verde o que foi pago, em âmbar o que está por vencer e em vermelho o que passou da data. No site do projeto, o cliente vê essa mesma lista com a barra de percentual pago, e a conversa sobre cobrança fica bem mais curta.
O mês inteiro numa tela: o Fluxo de caixa
Financeiro, Fluxo de caixa. A tela abre no mês corrente com cada entrada e cada saída em ordem de vencimento, e quatro números em cima: quanto entrou, quanto saiu, o saldo previsto contando o que ainda vai vencer, e o realizado, só com o que já foi pago e recebido de fato. Três atalhos filtram o que importa agora: Vencidos, Próximos 7 dias e Próximos 30 dias. Você também filtra por projeto, categoria, forma de pagamento e situação, ou busca um lançamento pela descrição.
Cada linha diz de onde veio o dinheiro. Numa parcela aparece o projeto e o cliente. Numa consultoria avulsa aparece a categoria. Numa despesa aparece o custo e, se houver, o fornecedor. A pergunta "posso fechar esse orçamento este mês" passa a ter resposta na primeira linha da tela.
Despesa de projeto, de fornecedor ou só do escritório
Toda despesa nasce num formulário só: descrição, custo, valor, vencimento, forma de pagamento e situação. O custo vem da lista que você mantém (plotagens, serviços de terceiros, taxas e ART, o que fizer sentido) e é ele que leva a despesa para o lugar certo no ano e para o cálculo do seu custo por hora. Depois, dois campos opcionais mudam tudo: o projeto, quando a despesa é dele, e o fornecedor, quando alguém emitiu a cobrança. Deixe os dois vazios e é uma despesa do escritório, como a anuidade do conselho. Se já foi paga, você anexa o comprovante ali, em PDF ou imagem.
Quanto cada projeto custou de verdade
Toda despesa ligada a um projeto aparece também dentro dele, na tela Custos, com o total lançado e o total pago no rodapé. Topografia, sondagem, taxa da prefeitura, cópias autenticadas e plotagens somam mais do que parece quando ficam espalhadas no extrato. Aqui o total está num lugar só, e o ARQPROJECT desconta esse valor na margem do projeto, junto com o custo das horas trabalhadas nele.
Receita fora de contrato também entra
Uma consultoria de layout, uma aula, um projeto luminotécnico fechado por telefone. Nada disso é parcela de contrato, e antes não tinha onde ficar. Em Nova receita você deixa o projeto em branco e escolhe uma categoria: Consultoria, Palestras e cursos, a que você criar. Se escolher um projeto, a mesma receita vira parcela dele e entra na lista de Pagamentos, igual às que o assistente gerou.
Baixa com um clique, vencido em vermelho
Uma despesa pendente traz o link marcar pago na própria linha, e uma receita pendente traz marcar recebido. Um clique registra a data de hoje e a linha muda para Pago. O que passou do vencimento sem baixa vira Vencido, em vermelho, e o atalho Vencidos lista só isso. No painel inicial, dois blocos mostram o que está a pagar vencido e o que vence em sete dias, com o link que abre o Fluxo de caixa já filtrado.
O ano inteiro e o custo da sua hora
Receitas e Despesas mostra os doze meses lado a lado: quanto entrou de clientes, quanto saiu em custos fixos e variáveis, e o custo por hora de cada mês. É o mesmo cadastro de custos que alimenta o Fluxo de caixa, então lançar a despesa uma vez já atualiza o preço da sua hora. No painel inicial ficam o recebido no mês, o previsto e o total vencido. Esse último é o número que dá vontade de ignorar na planilha e que aqui aparece toda vez que você entra.
O passo a passo com cada tela está no guia Como controlar o fluxo de caixa do escritório.
R$ 99 por mês, um plano só, sem módulo financeiro cobrado à parte e sem cobrança por usuário. Você entra com dados de demonstração antes de decidir, sem cartão.
Perguntas frequentes
Não. O ARQPROJECT organiza o que entra e o que sai do escritório para você decidir preço e prazo. A obrigação fiscal continua com o contador.
Podem. Cada parcela é um registro do projeto, com valor, vencimento, forma de pagamento e status que você altera quando quiser.
Consegue. O Fluxo de caixa soma as entradas do mês de todos os projetos e das receitas avulsas, e o painel mostra recebido, previsto e o total vencido.
Dá. No formulário de despesa você escolhe o projeto, e ela passa a aparecer na tela Custos daquele projeto, com o total no rodapé. O mesmo lançamento pode ter um fornecedor e um comprovante anexado.
Entra como receita avulsa: você deixa o projeto em branco e escolhe uma categoria. Ela aparece no Fluxo de caixa e no ano de Receitas e Despesas, separada das parcelas dos projetos.
Nunca. O site do projeto mostra apenas as parcelas daquele projeto. Custo de escritório, markup e rentabilidade ficam do lado de dentro.
Dá. Cada despesa tem vencimento e situação, o Fluxo de caixa filtra as pendentes e as vencidas, e um clique em marcar pago dá baixa com a data de hoje. O painel inicial mostra o que vence nos próximos sete dias.
Cadastre um projeto, gere as parcelas, lance as despesas do mês e veja o saldo fechado em menos de meia hora.