Como controlar as horas gastas em cada tarefa

Você inicia o cronômetro quando começa a trabalhar numa tarefa, pausa quando para, e o ARQPROJECT soma as sessões sozinho. Não existe planilha de ponto para preencher no fim do dia, nem conta para fazer depois, torcendo para não esquecer nenhuma hora. Este guia mostra os quatro passos, do cronômetro parado até a margem do projeto.

Como é hoje

Um arquiteto resumiu a própria dor desta forma: quantas horas a minha equipe gasta no projeto. Na maioria dos escritórios essa pergunta não tem resposta boa. Cada pessoa anota o próprio tempo de memória, no fim do dia ou da semana, num caderno ou numa planilha que ninguém mais abre. Quando o projeto fecha, ninguém sabe ao certo se as horas vendidas cobriram as horas que ele realmente tomou, e a dúvida só aparece tarde demais para corrigir qualquer coisa.

1. Inicie o cronômetro na Central de Tarefas

Abra a Central de Tarefas. Cada linha da lista traz o nome da tarefa, o projeto, o responsável e um botão. Numa tarefa parada, o botão é Iniciar. Clique nele e o ARQPROJECT abre uma sessão de trabalho vinculada a você, move a tarefa para a coluna Fazendo quando ela ainda não está lá, e acende um ponto verde ao lado da linha. No rodapé de qualquer tela do sistema, uma barra escura aparece com o nome da tarefa, o projeto e um cronômetro contando o tempo em segundos.

Você não trabalha em duas tarefas ao mesmo tempo. Se tentar iniciar uma segunda enquanto a primeira ainda está rodando, o sistema recusa e diz em qual tarefa aquela pessoa já está trabalhando. Uma tarefa sem responsável também não inicia: o ARQPROJECT pede que alguém assuma antes.

2. Pause e retome sem perder o histórico

Quando você para de trabalhar, clique em Pausar, na linha da tarefa, na página dela ou na própria barra do rodapé. A sessão aberta se encerra e o tempo já rodado fica guardado. Depois, o botão Retomar abre uma sessão nova na mesma tarefa, e o ARQPROJECT soma as duas: o total nunca reinicia do zero. Quando o trabalho acaba de vez, Concluir tarefa leva o cartão para a coluna Concluído.

O mesmo controle também responde ao quadro kanban de cada projeto. Arrastar o cartão de uma tarefa para a coluna Fazendo inicia a sessão sozinho, sem passar pela Central. Tirar o cartão dali, para qualquer outra coluna, encerra a sessão do mesmo jeito. É o mesmo cronômetro, dois caminhos até ele.

3. Compare a hora estimada com a hora trabalhada

Abra a tarefa. A seção Horas trabalhadas mostra o total somado de todas as sessões, no formato de horas, minutos e segundos, ao lado das horas estimadas, quando alguém as cadastrou. Estimar horas é tarefa do administrador, no momento em que cria ou edita a tarefa. Se o tempo somado passar da estimativa, um Excedeu o prazo aparece em vermelho logo abaixo do número.

Esse número não serve só para cobrar a equipe. Ele mostra, tarefa por tarefa, onde a estimativa errou, e por quanto: uma tarefa de revisão de acabamentos que devia levar quatro horas e levou onze conta uma história diferente de uma que fechou em quatro horas e meia.

4. Veja o efeito na margem do projeto

Volte à página do projeto. O card Rentabilidade soma as horas registradas em todas as tarefas dele, multiplica pelo preço médio da sua hora no ano e chama esse número de Custo M.O. Ao lado, o valor vendido é a soma dos pagamentos cadastrados no projeto, pagos ou não. A diferença entre os dois, dividida pelo valor vendido, é a margem, e o card classifica o resultado em Margem saudável, Margem apertada ou Operando no prejuízo.

O preço da sua hora, que entra nessa conta, é assunto do guia Como calcular o valor da hora do seu escritório. Uma vez calculado, ele chega sozinho aqui, e cada hora que a equipe aponta numa tarefa já entra convertida em custo, na frente do valor vendido.

O que muda na semana

Você para de perguntar, no fim do mês, quantas horas o projeto tomou: a resposta já está na tarefa, somada sozinha desde a primeira vez que alguém clicou em Iniciar. Uma tarefa que passou da estimativa aparece marcada assim que isso acontece, não semanas depois, quando já não dá para negociar prazo ou preço com o cliente. E a margem do projeto deixa de ser um cálculo de fim de obra: ela sobe e desce enquanto a equipe trabalha, mostrando se aquele contrato está segurando o próprio custo antes de o projeto terminar.