Como cadastrar serviços para precificar e montar projetos

Você cadastra cada serviço uma vez, com o nome, a quantidade de horas e o valor que cobra por ele, e o ARQPROJECT usa esses três números para avisar quando um preço fica abaixo do que o seu próprio escritório precisa cobrar. Dentro do mesmo serviço você monta as tarefas padrão que ele sempre exige, e essas tarefas nascem prontas dentro de cada projeto novo, sem você recriar a lista a cada obra. Este guia mostra os quatro passos, do serviço vazio até ele aparecer contratado num projeto.

Como é hoje

Cada proposta nova começa do zero. Você reabre o último orçamento fechado, ajusta um valor no olho e torce para que ele cubra as mesmas horas do projeto anterior. A lista de etapas mora numa planilha à parte, copiada e colada a cada obra nova, e ninguém lembra ao certo se algum item ficou de fora da última vez. Sem um catálogo, também fica impossível comparar dois projetos parecidos e descobrir qual dos dois consumiu mais horas pelo mesmo dinheiro.

1. Cadastre o serviço com as horas e o valor

Abra Serviços e clique em Cadastrar novo, ou em Novo serviço se o catálogo ainda estiver vazio. O formulário pede três coisas: Nome do serviço, Quantidade de horas e Valor base. As horas e o valor são opcionais, mas cadastrar os dois é o que liga o serviço à sua precificação. Assim que você digita as horas, o ARQPROJECT escreve embaixo do Valor base o mínimo recomendado para aquelas horas: ele pega o preço médio da sua hora no ano, que já é o seu custo com os componentes de preço de Precificação por cima, e multiplica pelas horas do serviço. Depois de salvo, o mesmo nome e as mesmas horas aparecem no formulário de criação de projeto, então vale escrever de um jeito que sua equipe reconheça de cara.

Depois de criado, o serviço também pode ser ajustado direto na listagem. Um clique sobre o número de horas ou sobre o valor abre um campo de edição ali mesmo, sem abrir a tela inteira. Se você ajustar as horas de um serviço que ainda está sem valor, o ARQPROJECT preenche o valor sozinho, pelo preço da hora do escritório.

2. Monte as tarefas padrão que o serviço sempre exige

Na linha de cada serviço da listagem, o botão Tarefas abre o roteiro que ele repete em todo projeto. Um Projeto Arquitetônico, por exemplo, sempre passa por levantamento, estudo preliminar, anteprojeto e projeto executivo, nessa ordem. Cada tarefa ganha um nome, uma cor, as horas estimadas e uma descrição, e você arrasta a lista para acertar a sequência. Dentro de cada tarefa cabem os Checklists, os itens menores que compõem aquela etapa, também reordenáveis por arraste.

Esse roteiro não é só documentação. No passo 4 você vai ver que cada tarefa cadastrada aqui nasce sozinha dentro do projeto assim que o serviço é contratado, com a mesma cor, o mesmo nome e a mesma estimativa de horas.

3. Leia o aviso quando o preço está abaixo do mínimo

O valor mínimo recomendado do passo 1 não fica só no formulário. Na listagem de Serviços, quando o valor cadastrado fica abaixo do preço médio da sua hora multiplicado pelas horas daquele serviço, aparece logo embaixo do valor, em vermelho, a linha “Mínimo recomendado: R$”, com o número, e o link “Entenda o cálculo” levando para Precificação. É o aviso que a planilha nunca daria. Sem ele, um serviço vendido abaixo do custo só aparece quando o ano fecha no vermelho. Para entender de onde sai esse valor mínimo, este guia explica o cálculo.

4. Escolha o serviço na hora de criar o projeto

Ao criar um projeto, a seção Serviços traz um campo para escolher no catálogo. Ao selecionar um serviço, o valor e a quantidade preenchem sozinhos a partir do que você cadastrou, e dá para ajustar os dois se aquele projeto específico tiver um preço ou uma quantidade diferente do padrão. Adicione quantos serviços o projeto precisar, e o total soma embaixo da tabela, sem conta à parte. No instante em que o serviço entra no projeto, cada tarefa do roteiro dele, e cada checklist dentro dela, nasce pronta na primeira coluna do seu quadro de tarefas.

Isso vale também para um serviço que você lembrou depois: o link Gerenciar serviços, na edição do projeto, adiciona, remove ou ajusta preço e quantidade a qualquer momento, sem mexer no cadastro original do serviço, e o roteiro de tarefas do serviço novo entra no quadro na mesma hora. Este outro guia mostra o projeto do cadastro ao encerramento.

O que muda na semana

O próximo orçamento para de nascer do zero. Você escolhe os serviços já precificados, e o valor do projeto soma sozinho. O próximo projeto para de abrir com um quadro vazio, porque as tarefas padrão de cada serviço contratado já chegam na primeira coluna, com cor, nome e horas certas. E o serviço que você vendeu abaixo do próprio custo para de passar despercebido: ele aparece em vermelho antes de virar prejuízo no fim do ano.